تجزیه وتحلیل فرآیندهای سازمان-02

دلایل نیاز به انجام تجزیه و تحلیل فرآیندها می‌تواند در نتیجه انجام پایشهای مستمر فرآیندهای سازمان و یا از طریق رخدادهای خاصی شروع گردد

• پایش مستمر Continuous Monitoring:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک تعهد یا پیمان بلند مدت و بخشی از استراتژی کسب و کار سازمان است مدیریت کسب و کار از طریق فرآیندها، بیانگر این موضوع است که نه تنها تعدادی شاخص‌های اندازه‌گیری در سازمان موجود هستند که فرآیندها را پایش می‌کنند، بلکه این فرآیندها نیز به طور مستمر مورد بررسی و کنترل و نظارت قرار می‌گیرند تا از طریق آنها عملکرد فرآیندها در راستای اهداف سازمان بررسی و هدایت گردد تجزیه و تحلیل و آنالیز پیوسته فرآیندهای سازمان دارای منافع زیاد و متعددی برای سازمان می‌باشند. قبل از هر چیز عامل مؤثری برای مدیریت سازمان است که از طریق آن بتواند فرآیندهای با عملکرد ضعیف را تشخیص داده و نسبت به شناسایی عوامل مؤثر در عملکرد پائین فرآیند اقدام نماید.

• تجزیه و تحلیل بر اساس رخدادها

رخدادها عوامل تحریک کننده فعالیتهای سازمان یا ناشی از انجام فعالیتها در سازمان هستند. هر رخداد نشان دهنده فرمها یا مستندات، مکتوبات، محدودیت زمانی و یا شرایطی است که منجر به تحریک یک فعالیت در یک فرآیند میگردد از طریق شناخت و بررسی رخدادهای فرآیندی میتوان نسبت به تجزیه وتحلیل فرآیندها و نیز نیازمندیهای فرآیندی در نقاط ورودی به/خروجی از فرآیند اقدام نمود.این امر از طریق مطالعه رخدادهای فرآیندی میسر است.

• برنامه‌ریزی استراتژیک

به طور معمول شرکت‌ها و سازمانها برنامه‌ها و طرح‌های استراتژیک خود را بهنگام‌سازی و مرور می‌کنند. این شرکت‌ها وضعیت را بازرسی و بازنگری و محدوده رقابت‌پذیری خود را در راستای فرصت‌های جدید مشخص کرده و سپس نسبت به تعریف اهداف جدید در سازمان خود اقدام می‌نمایند. در این مرحله است که نیاز مبرمی به تجزیه و تحلیل مجدد فرآیندها به جهت همسو نمودن فرآیندهای کسب و کار با اهداف جدید تعریف شده در سازمان فراهم می‌گردد

انتشار عملکردPerformance Issues

ممکن است که عملکرد کنونی سازمان به دلایل متعددی مورد تأئید نبوده و ناکافی به نظر برسد، به عنوان مثال می‌توان به عدم تأئید کیفیت و نداشتن کیفیت مناسب، افزایش نرخ ضایعات، عدم تناسب نرخ تولید با تقاضای بازار و یا سایر عوامل اشاره نمود. تجزیه و تحلیل فرآیند در تشخیص و تعیین علل ایجاد این کمبودها و تشخیص تغییراتی که بتواند نسبت به بهبود عملکرد فرآیند کمک کند بسیار مؤثر است.

• فناوریهای جدیدریسک شروع

فناوریهای جدید عامل بسیار مهمی در بهبود فرآیندهای سازمان هستند و تجزیه و تحلیل فرآیند روش مؤثری است که می‌تواند تعیین کند این فناوری‌ها چگونه باید با سازمان منطبق گردند. به هر حال به دلیل جلوگیری از پیامدهای ناخواسته و نتایج نامطلوب، فناوریهای جدید باید با مشورت و همفکری سازمان طراحی و پیاده‌سازی گردند.زمانیکه یک کسب و کار یا فعالیت اقتصادی جدیدی ایجاد می‌گردد، مدیران و مسئولین سازمان باید در فکر تعریف فرآیندهای جدید به منظور مدیریت موفقیت‌آمیز محصولات و سرویس‌های خود باشند

• ادغام/اکتساب Merger/Acquisition

ادغام و یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمان، عمدتاً ناشی از ترکیب و یکی شدن محصولات و سرویس‌های سازمان است. قبل از انجام امور یکپارچه‌سازی و ادغام فرآیندهای سازمان، می‌بایستی از طریق تجزیه و تحلیل فرآیندها این اطمینان حاصل گردد که خروجی‌های با هم ترکیب شده، اهداف ترکیبی سازمان را برآورد می‌کنند

• نیازمندیهای قانونی

برخی اوقات تغییر قوانین و قواعد کسب و کار منجر به تغییرات فرآیندی می‌گردند. تمرکز بر تجزیه و تحلیل فرآیندها برای جوابگویی به این نوع نیازمندی‌ها نشان‌دهنده این امر است که کسب و کار قادر به پاسخگویی به تغییرات در سازمان است، هر چند که این امر ممکن است اثرات بسیار کوچکی بر کسب و کار مورد نظر داشته باشد